Forretningsorden bestyrelsen

FORRETNINGSORDEN BESTYRELSEN

Bestyrelsesarbejdet i Hedeland Golfklub udøves i overensstemmelse med klubbens vedtægter godkendt på senest afholdte generalforsamling.

Sammensætning
Bestyrelsen består af 7 medlemmer og 1 bestyrelsessuppleant. Bestyrelsessuppleanten deltager uden stemmeret på bestyrelsesmøderne.
Klubbens forretningschef deltager uden stemmeret.
Klubbens chefgreenkeeper og Pro deltager ad hoc.
Udvalgsmedlemmer kan deltage ad hoc i bestyrelsesmøderne under behandlingen af udvalgte emner.

Formanden for Hedeland Golfklub er formand for bestyrelsen og leder bestyrelsens møder. I dennes fravær ledes bestyrelsesmøderne af klubbens næstformand.
Som sekretær for bestyrelsesarbejdet virker klubbens forretningschef. Ved dennes forfald varetages hvervet af en af formanden udpeget fungerende sekretær.

Møder
Bestyrelsen afholder møder efter behov - ca. hver måned på nær sommerferien. På strategimødet i maj startes budgetplanlægningen op.
Formanden kan træffe beslutning om afholdelse af ekstraordinært møde.
Forslag til mødedatoer fastlægges i foråret for hele året, men kan justeres løbende fra gang til gang.
Indkaldelse til bestyrelsesmøderne, der udsendes til udvalgets faste, skal ske senest 8 dage før mødet. Indkaldelsen skal indeholde den i forretningsordenen besluttede dagsorden.

Eventuelt afbud meddeles klubbens forretningschef.

Det tilstræbes, at eventuelt skriftligt materiale m.v., der har betydning for drøftelserne på mødet, udsendes samtidig med mødeindkaldelsen.
Relevant information af generel karakter tilstræbes i øvrigt løbende fremsendt til bestyrelsens medlemmer.

Dagsorden
Dagsorden for bestyrelsesmøderne aftales mellem formand og forretningschef.

Følgende punkter er faste punkter på dagsordenen:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3. Korte mundtlige meddelelser herunder status Pro og Greenkeeper
4. Status medlemmer
5. Status fra ansvarsområderne
6. Skriftlige forslag til behandling
7. Eventuelt

Forslag til behandling under punkt 6 skal som minimum indeholde en kort beskrivelse af ide’ og formål, økonomiske konsekvenser, samt indsats- og tidsplan.

Forslag af større rækkevidde, der fremsættes under punktet "Eventuelt", vil ikke kunne færdigbehandles, men vil - efter mødets beslutning herom - blive videreført til næste møde, hvor det optages som punkt på dagsordenen.
Formanden kan i særlige tilfælde sende hastende spørgsmål til skriftlig kommentering blandt bestyrelsens medlemmer.

Bestyrelsen aftaler, hvem der er ansvarlig sagsbehandler for vedtagne beslutninger vedrørende dagsordenens punkter. Der kan fastsættes tidsterminer. Aktionsplan ligger med som bilag.

Bestyrelsen udarbejder senest 8 dage efter mødets afholdelse referat, som udsendes umiddelbart herefter til samtlige deltagere i bestyrelsesmøderne. Nyhedsmail udsendes efter hvert bestyrelsesmøde til klubbens medlemmer. Klubbens medlemmer tilsendes det godkendte referat via beskeder i golfbox.

Det påhviler bestyrelsesformanden og næstformanden i forening at give ny udpegede bestyrelsesmedlemmer og suppleanter et grundlæggende overblik over og indblik i bestyrelsens arbejde og dennes status.

Til mere indgående behandling af bestemte arbejdsopgave kan bestyrelsen nedsætte underudvalg (permanente eller midlertidige). Bestyrelsen har ansvaret for, at et udvalgs kommissorium er klart beskrevet.

Underudvalgets formand er ansvarlig for at fremkomme med en skriftlig indstilling til bestyrelsen, når udvalget har afsluttet sit arbejde. Formanden for et sådant udvalg har adgang til efter behov at deltage i bestyrelsesmøder.

Tavshedspligt og habilitet
Bestyrelsens medlemmer, suppleant og forretningschef har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Herefter afgør bestyrelsen om det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen.

Ikrafttræden og revision

Denne forretningsorden revideres løbende, dog minimum en gang årligt i forbindelse med første ordinære møde efter den årlige generalforsamling.

Revideret april 2022